IntraDok - JST
IntraDok - JST jest systemem dedykowanym do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. Jest systemem pracy grupowej doskonale podnoszącym efektywność pracy firm lub urzędów. IntraDok - JST umożliwia kontrolowanie procesów przepływu pracy (Workflow); jest również doskonałym narzędziem umożliwiającym archiwizację treści elektronicznych.

Głównym zadaniem Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów IntraDok - JST jest wsparcie procesów wymiany i przechowywania informacji, zarządzania zadaniami (sprawami) w organizacji, a także - dzięki zaimplementowanym mechanizmom pracy grupowej (WorkFlow) - automatyzacja procesów przepływu pracy. IntraDok - JST obejmuje swoim zasięgiem wszystkie aspekty zarządzania dokumentami, zarządzania przepływem pracy oraz archiwizacji zasobów. Scala istniejące źródła wiedzy organizacji i udostępnia je za pośrednictwem przyjaznego, intuicyjnego interfejsu. Naturalnym odbiorcą systemu są przedsiębiorstwa i instytucje pracujące w opraciu o systemy zarządzania jakością, Instrukcję Kancelaryjną lub inne, sformalizowane procedury działania. IntraDok - JST umożliwia znakowanie spraw zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, współpracuje w pełni z technologią podpisu elektronicznego. Jest również zgodny z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Korzyści biznesowe:
• uporządkowanie i usprawnienie procesu obiegu dokumentów,
• zwiększenie efektywności pracy poprzez poprawienie obiegu informacji,
• oszczędność materiałów biurowych wynikająca z minimalizacji obiegu dokumentów   papierowych,
• uproszczone i bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi,
• uporządkowanie procesów biznesowych (moduł WorkFlow),
• centralny rejestr korespondencji (dokumentów przychodzących, wychodzących i   wewnętrznych),
• uproszczone grupowanie dokumentów w obrębie prowadzonych zadań (spraw),
• usprawnienie zarządzania zasobami współdzielonymi pomiędzy pracowników (moduł   rezerwacje),
• błyskawiczny dostęp do dokumentów,
• możliwość wyszukiwania elementów do których użytkownik posiada uprawnienia,
• automatycznie tworzenie elektronicznego archiwum dokumentów,
• ujednolicenie oraz automatyczne znakowanie dokumentów i spraw (zadań),
• możliwość pracy grupowej na jednej kopii dokumentu elektronicznego,
• możliwość zastąpienia poczty tradycyjnej poprzez pocztę elektroniczną wspartą podpisem   elektronicznym.

Zastosowanie:
• skanowanie i rejestracja dowolnych treści istniejących w formie elektronicznej,
• automatyczne tworzenie kolejnych wersji dokumentów elektronicznych,
• śledzenie i zapis czynności wykonywanych przez użytkowników,
• tworzenie raportów oraz zestawień,
• zarządzanie czasem poprzez terminarze indywidualne i grupowe,
• automatyczne zarządzanie nieobecnościami (np. urlop, zastępstwo, delegacja)   pracowników,
• zarządzanie rezerwacjami zasobów (rzutniki, sale konferencyjne, samochody),
• automatyczna rejestracja faksów,
• Zarządzanie pocztą elektroniczną,
• informowanie o zbliżających się bądź przekroczonych terminach,
• obsługa niekwalifikowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• graficzne modelowanie oraz wizualizacja procesów workflow,
• zgodność z obowiązującymi przepisami ze szczególnym uwzględnieniem zasad   określonych w   Instrukcji Kancelaryjnej oraz JRWA,
• obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej,
• integracja z komunikatorem umożliwiającym automatyczne powiadamianie o zdarzeniach   zachodzących na koncie użytkownika.

Funkcjonalność:
• Przepływ dokumentów - System umożliwia przekazywanie dokumentów pomiędzy uprawnionymi   użytkownikami systemu oraz za pomocą poczty elektronicznej (wbudowany klient pocztowy). Otrzymany   dokument można z łatwością wydrukować lub zapisać na dysku. Do dokumentów można dołączać   komentarze, przypisywać inne dokumenty tworząc wzajemne powiązania. W oparciu o otrzymany   dokument można rozpocząć nowe zadanie lub sprawę. Nowe i zarejestrowane wcześniej dokumenty   można przypisywać do istniejących już spraw.

• Zarządzanie zadaniami i workflow - System umożliwia tworzenie i delegowanie zadań podległym   pracownikom, przydzielanie wykonawców do zadania na każdym etapie realizacji. Wspiera tworzenie i   obsługę zadań cyklicznych. Istniejące w systemie zadania (sprawy) mogą być scalane, definiowane   jako nadrzędne i podrzędne. IntraDok - JST oferuje możliwość wielopoziomowej kontroli stanu realizacji   zadań (spraw), raportowania stanu poszczególnych zadań, oraz możliwość wymuszania raportowania.

• Archiwizacja - System tworzy bezpieczne archiwum dokumentów przechowywanych w formie   elektronicznej (dowolne typy plików, np. tiff, doc, pdf). Podczas procesów skanowania dokumenty mogą   zostać przetworzone do postaci tekstowej (współpraca z systemami OCR / ICR / OMR). Wbudowane   mechanizmy umożliwiają masową archiwizację dokumentów i obsługę skanerów przemysłowych.   IntraDok - JST współpracuje z systemami obsługi kodów kreskowych.

• Przeszukiwanie zasobów - Zawartość systemu: zadania, dokumenty, notatki, raporty do zadań, raporty   do dokumentów, ścieżki APD, jest przygotowana do przeszukiwania w oparciu o kilkanaście   parametrów wyszukiwania. Wyniki wyszukiwania mogą być sortowane i zawężane z wykorzystaniem   parametru czasowego.

• Wsparcie służb kancelaryjnych - IntraDok - JST wspiera procesy digitalizacji dokumentów przychodzących,   wychodzących, wewnętrznych. Umożliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z Jednolitym Rzeczowym   Wykazem Akt lub wewnętrznym systemem rejestracji dokumentów. Posiada wbudowaną elektroniczną   książkę pocztową, z poziomu której można konfigurować i drukować korespondencję seryjną.

• Obsługa poczty elektronicznej - IntraDok - JST posiada wbudowany moduł poczty elektronicznej. Interfejs   poczty przypomina wyglądem popularne programy off-line. System poczty obsługuje protokoły POP3   oraz IMAP. Umożliwia definiowanie filtrów i reguł wiadomości.

• Generowanie raportów - System posiada moduł raportowania umożliwiający między innymi tworzenie   wielopoziomowych raportów dokumentów z wykorzystaniem inteligentnych tagów. Moduł umożliwia   także eksportowanie książki pocztowej do różnych formatów, np.: .pdf, .xls, .rtf.

• Administracja - System posiada wielopoziomową strukturę uprawnień, determinującą dostęp do   dokumentów i zadań (spraw). Zawarte mechanizmy umożliwiają odwzorowanie hierarchii kierowniczej   organizacji oraz sieci podległości służbowych. Użytkownicy posiadający uprawnienia administratora   mogą definiować ścieżki automatycznego przepływu dokumentów oraz ścieżki workflow, zarządzać   użytkownikami, bazami słownikowymi oraz bazami kontaktów organizacji. Użytkownicy systemu IntraDok - JST   mogą samodzielnie generować osobiste reguły i filtry dla zadań, dokumentów, notatek oraz poczty   elektronicznej. Wybrane elementy interfejsu systemu mogą być przystosowywane do indywidualnych   preferencji użytkownika, który dodatkowo może tworzyć własne foldery (teczki) dla dokumentów, spraw   oraz wiadomości e-mail.

Architektura
IntraDok - JST stworzony został w technologii umożliwiającej poprawne funkcjonowanie w środowisku wieloplatformowym. Może współpracować z wieloma silnikami baz danych (m.in. MSSQL, MySQL, PGSQL). Aplikacja dostępna jest dla użytkowników końcowych poprzez graficzną przeglądarkę internetową. Modułowa budowa umożliwia etapowe wdrożenie systemu.

Ze względu na technologię PHP zastosowaną dla stworzenia systemu IntraDok - JST, wdrożenie systemu ogranicza się do konfiguracji serwera dedykowanego dla systemu IntraDok - JST. IntraDok - JST może pracować na większości platform systemowych (Linux, Windows, Unix, BSD). Dzięki zastosowaniu mechanizmu ADOdb (Database Abstraction Library for PHP), system może pracować praktycznie z każdą popularną bazą danych. Zwykle wdrożenia IntraDok - JST oparte są o silniki bazy danych takie jak MSSQL Server, MSSQL Express, MySQL, PGSQL. Dzięki zastosowaniu mechanizmu Webservices, IntraDok - JST integruje się z takich produktami jak BIP (Biuletyn Informacji Publicznej - JST), ESP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza), CU (Cyfrowy Urząd).